تهیه و نگارش گزارش

مریم میرخزاعی، کارشناس بهداشت عمومی،مرکز بهداشت زابل

منبع: کتاب گزارشگری کاربردی برای رسانه های جمعی، محمد تقی روغنی ها

گزارش نویسی چیست؟

به هر نوشته تحلیلی از یک خبر، اتفاق، کتاب یا… گزارش گویند. یک گزارش باید کوتاه اما جامع باشد و تمام ابعاد بحث را در خود جای دهد. متن گزارش باید به نحوی باشد تا هدف اصلی را در کمترین حجم با بیشترین اثر گذاری به خواننده منتقل کند.

در نوشتن گزارش باید به موارد زیر دقت کرد:

1- برای چه کسی گزارش تهیه می شود؟ دانستن این که خواننده از چه قشری است و نیاز او چیست در گزارش نویسی مهم است.

2- انتخاب عنوان و سرفصل های مناسب: عنوان گزارش از رکان مهم گزارش نویسی است. عنوان باید حاوی عبارات کلیدی و با معنای متن اصلی باشد.

در نوشتن گزارش باید دقت شود که در همان سطر های ابتدایی هدف اصلی گزارش و موضوع اصلی عنوان شود. مثلا اگر گزارش درباره همایشی است، مکان آن و موضوع سریعا ذکر شود.

گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها، دلایل و تجزیه و تحلیل آنها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی.
نکته: گزارش باید به گونه ای تهیه شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.

مراحل تهيه گزارش

برای تهیه گزارش مراحل زیر، پیموده می شود:

۱- مشخص ساختن موضوع گزارش

۲- تعیین محورها و سؤال های مطلوب در گزارش

۳- تهیه اسناد، مدارک و گردآوری اطلاعات

۴- تجربه، مشاهده، بررسی و مطالعه منابع، مجلات و…

۵- تدوین و تنظیم نهایی همه آگاهی های فراهم شده

۶- ضمیمه ساختن اسناد، جدول ها، آمارها، تصاویر و…

معلومات مورد نظر را در تحقیق و گزارش، از منابع عمومی یا منابع خاص به دست می آوریم.

منابع محقق و گزارشگر عبارت است از:

۱ – مطالعه: مطالعه کتب، مقالات، مطبوعات، پرونده ها و آثار مکتوب پیرامون موضوع، یک راه است.

۲- مشاهده: مشاهده حضوری از صحنه، حادثه، سوژه پژوهشی و ثبت دیده ها و شنیده ها به عنوان مواد خام کاربرد دارد و اغلب، سریع ترین و مطمئن ترین دانستنی ها را در اختیار پژوهشگر می گذارد.

۳- مصاحبه: مصاحبه، چه با افراد کارشناسی و صاحب نظر در مسائل تخضصی و چه با گفتگو با عموم، در مسائل عام به صورت گزارش های مردمی و گردآوری نظرات شاهدان صحنه و آگاهان از موضوع، راه دیگری است. پرس و جو و طرح سؤال، به عنوان مکمل مصاحبه، راه دیگری برای کسب معلومات است. طرح سؤال هم به صورت حضوری می تواند باشد.

۴- اندیشه: آمادگی ذهنی و تیزهوشی و جولان اندیشه محقق، پیرامون موضوع مورد کاوشی، کار پژوهشی او را جامع تر و غنی تر می سازد. در این زمینه، دقت در کارهای تحقیقی ارزشمند دیگران و توجه به سر فصلها، جزئیات، منابع و شیوه کار آن، آموزنده است.

۵- منابع شنیداری و تصویری: تحقیق و گزارش، بسته به اینکه تحقیق میدانی یا کتابخانه ای باشد، نوع مأخذ و منابعی که مورد استفاده قرار می گیرد، تفاوت می کند. استفاده از پرس و جو، مصاحبه، مشاهده، تحقیقات مخلی و … در پژوهش های میدانی کاربرد دارد، نه در تحقیق های کتابخانه ای.

4 گام در تهیه گزارش:

قدم اول: مقدمه و پیش زمینه لازم:

گزارشگر باید از مخاطبان خود آگاهی کامل داشته باشد. نیازها و طرز فکر آنها را بشناسد. همچنین گزارشگر موظف است تا از تمام امکانات لازم برای تهیه گزارشی خوب استفاده کند.

قدم دوم: تدوین و سامان دهی:

گزارشگر پس از شناخت مخاطب خود باید تلاش کند تا نوشته خود را بر اساس دیدگاه خواننده سمت و سو ببخشد و از آوردن فرعیات خودداری کند. در یک گزارش خوب باید بین هدف گزارش و اجزای اصلی گزارش هم خوانی وجود داشته باشد.

لذا گزارش باید بتواند به سوالات زیر پاسخ دهد:

- مخاطب گزارش چه کسی است؟

- گزارش به خواست چه کسی تهیه شده است؟

- گزارش در کجا مورد استفاده قرار می گیرد و پرکاربرد است؟

- انتظار و نیاز خواننده از گزارش چیست؟

به بیانی ساده تر یک گزارش باید به چه چیز؟ چگونه؟ چه موقع؟ چه کسی؟ کجا؟ جواب بدهد.

بدنه و استاندارد یک گزارش خوب: درون مایه و محتوای یک گزارش مناسب بر سه پایه مقدمه خوب، محتوای تاثیرگذار و پایان توانمند استوار است. در ذیل هر بخش توضیح داده شده است:

1- مقدمه گزارش: یک مقدمه فنی باید نکات زیر را رعایت کند:

- مقدمه باید با زبانی رسا و قابل درک برای مخاطبان تهیه شود.

- مقدمه باید توانایی جذب خواننده را داشته باشد و جذاب باشد.

- مقدمه نیازهایی که خواننده از محتوا دارد را شکل می دهد.

2- محتوای گزارش: متن اصلی گزارش به همراه تمام جزئیات، تحلیل ها و تفسیرها محتوای گزارش را تشکیل می دهند.

3- پایان گزارش: پیشنهادات، جمع بندی و قضاوت ها در پایان گزارش می آید.

ذکر کردن نکات مهم در گزارش ها:

از دو روش زیر برای برجسته کردن متن گزارش استفاده می شود:

- اندازه و سایز: هر اندازه که متنی مهمتر باشد به آن توجه بیشتر می شود و فضای بیشتر برای توضیحات آن استفاده می گردد.

- زبان نوشتار: استفاده از عبارتی مانند "مهمترین جز، نکته مهم و ..." خواننده را به خود جذب می کند.

رعایت انسجام محتوایی و ترتیب منطقی:

منطق گزارش باید پشت سر هم و منظم باشد و تا حد امکان از گسیختگی مطالب جلوگیری کرد. در این بخش باید موارد زیر را مورد توجه قرار داد:

1- تیتر های اصلی و فرعی از هم قابل تفکیک باشند. در این مرحله رعایت اصول زیر مفید است:

- بندهای گزارش از نظر تعداد سطور در یک حد باشند.

- مطالب باید به یکدیگر مرتبط باشند و از آوردن مطالب فرعی خودداری شود.

- کل و جز یکسان تلقی شوند.

2- قبل از نگارش اصلی پیش نویسی از گزارش تهیه گردد.

قدم سوم: تدوین متن گزارش:

در این بخش باید چهار اصل زیر را مد نظر قرار داد:

1- نوشتن پیش نویس: درون مایه اصلی گزارش در این مرحله تهیه می شود.

2- نحوه نوشتن گزارش: گزارش باید دقیق و روشن نوشته شود و با حفظ امانت اصل مطلب را به خواننده برساند.در گزارش نویسی از گزافه گویی و به کار بردن عباراتی چون ” هرگز، بی نهایت و ...” باید خودداری کرد.

3- نحوه استفاده از عبارات و کلمات: گزارش نویس ابدا نباید برای سر نشان دادن مقاله از کلمات کمتر رایج و عجیب استفاده کند.

4- جمله بندی: گزارش نویس موظف است از جملاتی استفاده کند که در یک راستا هستند و یک معنا را می رسانند. لذا بهتر است به موارد زیر دقت شود:

- نکات اصلی جمله بندی حتی به بهای فهم آسان نباید از آن حذف شوند.

- جملات ابدا نباید طولانی باشند.

- قواعد نگارشی و دستوری زبان فارسی در جمله بندی دقت شود.

- حروف ربط در یک جمله در مکان مناسب خود قرار گیرند.

- توضیحات غیر ضروری از جملات حذف شوند.

- حروف ربط به درستی استفاده شوند . مثلا “یا” بدون “و” بیاید و از نوشتن “و یا” پرهیز شود.

بند: در معنا به چند سطر که محتوا و هدف یکسانی را دنبال می کنند. یک بند می گویند. مزایای استفاده از بند در زیر آمده است:

- متن از حالت یکنواخت بیرون می آید.

- موضوع به درستی به زیر موضوعاتی تقسیم می شود.

- ارجاع به هر مطلب آسان تر می شود.

- نظر خواننده را به موضوعات مختلف جلب می کند.

تذکر: در یک نگارش گزارش باید تلاش شود تا جزئیات به دقت عنوان شوند و میزان راستی و روشنی موضوع نشان داده شود.

قدم چهارم: اصلاح و ویرایش نهایی متن:

در این مرحله گزارشگر گزارش خود را یک بار به طور کامل مورد بازبینی و بررسی قرار می دهد و چنانچه مشکلی دیده شد سعی می کند آن را رفع کند.